Digitaliseren is de overgang van informatie naar een digitale vorm. In de meeste gevallen hebben we het dan over computers. Anno 2021 kunnen we computers niet meer wegdenken, zeker niet na de COVID-19 pandemie, waarin over de hele wereld massaal werd thuisgewerkt. Een groot voordeel van een digitaal systeem is dan ook dat we al onze data snel en gemakkelijk kunnen vinden. Maar er zijn veel meer voordelen!
Waarom digitaliseren?
Met digitaliseren bedoelen we dus het digitaal maken van informatie, in dit geval uw archief. Misschien gebruikt u documenten in uw archief nog dagelijks, misschien is het slechts ter opslag. In beide gevallen heeft digitaliseren voordeel voor u. We zetten de voordelen op een rij:
- Ruimte besparen
Het digitaliseren van een archief zal u een hoop fysieke ruimte besparen. Overvolle kasten en stellingen zijn verleden tijd wanneer uw documenten allemaal digitaal te vinden zijn. - Gegevens overal toegankelijk
Door het massale thuiswerken tijdens COVID-19 hebben we maar weer eens gezien hoe belangrijk het is dat alle medewerkers in een bedrijf toegang hebben tot de juiste gegevens. Door uw archief te digitaliseren zijn alle belangrijke documenten beschikbaar voor iedereen met toegang tot uw systeem. - Één overzichtelijke database
Eindeloos zoeken naar de juiste doos met daarin het juiste document is verleden tijd met een digitaal archief. Bestanden kunnen worden opgeslagen zoals u dat wilt, met één overzichtelijke database en duidelijke structuur. Door het toepassen van Optical Character Recognition (OCR) technologie in het scanproces is het archief geheel doorzoekbaar. Zo kunt u snel en efficiënt zoeken door uw digitale archief. - Het scheelt u tijd en geld
Als u gebruikt maakt van een opslagruimte voor uw archieven kan dit snel in kosten oplopen. Als uw archief eenmaal is gedigitaliseerd, kunnen wij uw oude archief vernietigen. Lees hierover meer onderaan deze blogpost bij 'archiefvernietiging'. - Veilig
Digitale archieven zijn opgeslagen op uw harde schijf en daarom veilig voor onvoorziene omstandigheden. Zo zijn al uw documenten veilig voor brandschade, waterschade of diefstal.
Wet en regelgeving
Privacy
Bij het digitaliseren van uw documenten is privacy van groot belang. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de Europese privacywet. Deze wet kent strenge regels betreft privacy. Bij Scan Het Archief worden deze regels nauwlettend in de gaten gehouden.
Bewaartermijn
In sommige gevallen kan het zo zijn dat u archiefplichtig bent en dat uw bedrijf aan wettelijke bewaarplicht moet voldoen. De archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbestanden. Dit kan per bedrijf verschillend zijn. Het is dus raadzaam om dit eerst goed uit te zoeken voor uw archief.
Archiefvernietiging
Als u aan de bewaarplicht heeft voldaan, of als deze niet nodig is voor uw bedrijf, is het mogelijk na digitalisering het archief compleet te laten vernietigen. Het vernietigen van documenten gaat, na schriftelijke overeenkomst met u, volgens de DIN66399 norm. De DIN (Deutsches Institut für Normung) norm 66399 is opgedeeld in datadragers. Deze datadragers worden vernietigd in zeven veiligheidniveaus, van normale bescherming tot extreem hoge bescherming. Bij Scan Het Archief ontvangt u dan ook het verplichte CA+ vernietigingscertificaat van ons.
Heeft u vragen over het scannen van uw archief of wilt u een offerte aanvragen? Bezoek dan onze website of ga meteen naar ons contactformulier.
Scan Het Archief is een onderdeel van Blomsma Groep.
